Las asambleas en las sociedades

Aun cuando ya vimos las sociedades con anterioridad, he decidido volver a retomar ese tema, pues es a través de ellas como los Notarios entramos en contacto con las sociedades.

En efecto, son sólo dos las ocasiones en que las sociedades requieren de la intervención de un Notario: En primer lugar, cuando se constituyen, pues debe ser ante Notario Público o Corredor, pero aun en este tipo de actos, los Corredores tienen problemas para otorgar poderes, pues les está prohibido. El otro tipo de actos en que las sociedades requieren de un Notario es para la protocolización de actas de asambleas.

Cuando las sociedades se constituyen, no existen problemas entre los socios. Todos miran el futuro con optimismo y todos se sienten parte del proyecto que se está haciendo realidad.

En cambio, en las asambleas, es donde en muchas ocasiones suceden los problemas. Como dijimos, las asambleas son las reuniones de los socios para tomar todas las decisiones importantes para los negocios sociales. Y aquí es donde pueden salir las diferencias entre los socios y, como se decide por mayoría de capital y socios, brotan las divisiones y, a veces, los conflictos.

Normalmente los notarios no intervenimos en las asambleas. Éstas se desarrollan en el domicilio social. Sin embargo, para que tengan validez se requiere que se protocolicen ante Notario. ¿Qué quiere decir esto? Pues, sencillamente que, levantada por escrito el acta de asamblea, en donde se narra todo lo que sucedió durante la misma y las decisiones que se tomaron, para que tengan valor pleno se necesita que se protocolicen.

Como también se había explicado con anterioridad, hay dos tipos de asambleas: las ordinarias y las extraordinarias. Las primeras, pueden no necesitar del Notario si se redactan en el libro de asambleas que toda sociedad debe llevar. Pero si no se redactan en el libro, deben protocolizarse. Las asambleas extraordinarias, en todos los casos deben protocolizarse.

¿Qué significa protocolizar? Significa que el notario transcribe en su protocolo todo lo que se contiene en la asamblea. De esta manera se sabe que la asamblea realmente se celebró, quiénes intervinieron y qué decisiones se tomaron. Este documento luego es enviado al Registro Público de Comercio, en donde se registra y se conserva una copia de la misma, al igual que en la Notaría. Y es esto lo que consiste el protocolizar un acta de asamblea.

Al terminar toda asamblea se debe determinar quién la llevará ante Notario para protocolizar. De no determinarse esto, será el presidente del Consejo de Administrador o del Consejo de Gerentes el que lo haga. Si no existen estos órganos, entonces existen los administradores únicos y los gerentes únicos –según el tipo de sociedad de que se trata, si anónimas o de responsabilidad limitada, respectivamente- serán los encargados de llevarla ante el Notario para su protocolización.

Los Notarios, pues, no intervenimos en las asambleas. Es usual que ahí se comentan varios errores, por lo que es conveniente que el Notario los oriente para saber qué errores deben evitar y cuando lleven el acta de asamblea al Notario, ésta se encuentre correctamente hecha.

Hay ocasiones en que los Notarios recomendamos que las actas se rehagan para que se agreguen elementos que son indispensables o se corrijan errores que son graves o importantes. Sin embargo, cuando entre los socios hubo divisiones o conflictos, esto no es posible y entonces el acta debe protocolizarse con esos errores u omisiones, y ahí empiezan los conflictos entre los socios.

En estas condiciones, los Notarios no tenemos autoridad para corregir esos errores. Sólo les hacemos ver que existen, pues los notarios no somos jueces y, por lo mismo, no podemos imponernos o evitarlos.

Si hay juicio entre ellos, hay ocasiones en que también nos demandan a los Notarios, pero en esencia, esa demanda sólo tiene el efecto de obligar a los Notarios a hacer una anotación en la escritura levantada, informando que un Juez la declaró nula y nos obliga a hacer la anotación apuntada.

Pero se nos acabó el espacio, por lo que continuaremos en la próxima, llevando la Notaría a sus hogares.

*Titular de la Notaría Pública Número 5 de Ensenada

diegomonsivais@notaria5ensenada.com