DESDE LA NOTARÍA
De los cotejos o copias certificadas notariales de documentos
Por Lic. Diego Monsiváis Franco*
Es muy común que todos tengamos una serie de documentos “importantes” que tememos perder, que queremos conservar y que necesitamos tener.
Cuando esto sucede, recurrimos al Notario y le llevamos los documentos originales que deseamos conservar, al mismo tiempo que tener copias certificadas de los mismos, pues la Ley les otorga el mismo valor probatorio a los originales que a los certificados por los Notarios.
Estos documentos, sin embargo, deben ser públicos; es decir, por ejemplo, los títulos de propiedad o escrituras públicas pueden duplicarse a través de cotejos o copias certificadas notarialmente. Puede tratarse de actas del Registro Civil, de pasaportes, de facturas de automóviles, etc.
En general, el Notario puede cotejar o certificar todo tipo de documentos. Sin embargo, esto no debe ser usual cuando se trata de documentos privados, pues se corre el riesgo de que luego estos se malinterpreten o tergiversen.
En efecto, si dos personas celebran un contrato entre ellas, es decir, un contrato privado, este NO debe cotejarse o certificarse por el Notario, pues luego puede pretender decirse que se trata de una escritura pública hecha ante Notario, lo que es a todas luces falso. Ese documento es privado, no público; y el hecho de que un Notario llegue a cotejarlo o certificarlo, NO lo hace público ni le agrega valor alguno.
Sin embargo, algunas personas mienten al Notario para engañar a otras, haciéndoles creer que ese documento es una escritura pública que consigna una compraventa de inmueble; cuando en realidad se trata de un contrato privado de compraventa que no reúne los requisitos legales para considerarse una compraventa formalmente válida. Y de esta manera, engañan a alguien, quien adquiere creyendo que efectivamente es una escritura, porque ve sellos de Notario, cuando no lo es.
Esa es la razón por la que los Notarios deben abstenerse de hacer copias certificadas de documentos privados, pues con ello se estaría creando un documento idóneo para engañar a otros, ya que es muy común que cuando alguien observa sellos notariales en un documento, automáticamente piensa que es un documento público, avalado por un Notario y que por lo mismo es un documentos correcto y perfecto.
Nada más lejos de la realidad y nada más peligroso para ser engañado.
Es importante, sin embargo, que toda persona, cuando se le ponga a la vista un documento que tenga sellos notariales, no dé por hecho que se trata de un documento que hace prueba. Para ello es necesario leer el contenido, leer la certificación notarial y con ello podrá claramente notar que, en efecto, NO es un documento válido para acreditar la propiedad de un inmueble ni para poder venderla a un tercero.
De ahí la importancia de saber esta información. El Notario no tiene prohibido cotejar o certificar un documento privado; sin embargo, debe saber el uso que se le pretende dar a ese documento para no estar creando el documento idóneo para engañar a terceras personas, sin que esto quite la responsabilidad a todo aquel que tenga un documento de este tipo, de leerlo en su integridad.
Debido a ello, el que suscribe, siempre intenta evitar la realización de este tipo de cotejos y, cuando ello no es posible, establezco una certificación que aclara que ese documento es privado y por lo que no podrá considerarse público por el sólo hecho de que lo esté certificando. Pero si no leen esta leyenda y sólo ven los sellos Notariales, caerán en la trampa que les están tendiendo quienes mandan elaborar un documento de este tipo.
Pero se nos acabó el espacio, por lo que continuaremos en la próxima semana, llevando la Notaría a sus hogares.
*Titular de la Notaría Pública número 5
diegomonsivaisfranco@gmail.com
Cuando esto sucede, recurrimos al Notario y le llevamos los documentos originales que deseamos conservar, al mismo tiempo que tener copias certificadas de los mismos, pues la Ley les otorga el mismo valor probatorio a los originales que a los certificados por los Notarios.
Estos documentos, sin embargo, deben ser públicos; es decir, por ejemplo, los títulos de propiedad o escrituras públicas pueden duplicarse a través de cotejos o copias certificadas notarialmente. Puede tratarse de actas del Registro Civil, de pasaportes, de facturas de automóviles, etc.
En general, el Notario puede cotejar o certificar todo tipo de documentos. Sin embargo, esto no debe ser usual cuando se trata de documentos privados, pues se corre el riesgo de que luego estos se malinterpreten o tergiversen.
En efecto, si dos personas celebran un contrato entre ellas, es decir, un contrato privado, este NO debe cotejarse o certificarse por el Notario, pues luego puede pretender decirse que se trata de una escritura pública hecha ante Notario, lo que es a todas luces falso. Ese documento es privado, no público; y el hecho de que un Notario llegue a cotejarlo o certificarlo, NO lo hace público ni le agrega valor alguno.
Sin embargo, algunas personas mienten al Notario para engañar a otras, haciéndoles creer que ese documento es una escritura pública que consigna una compraventa de inmueble; cuando en realidad se trata de un contrato privado de compraventa que no reúne los requisitos legales para considerarse una compraventa formalmente válida. Y de esta manera, engañan a alguien, quien adquiere creyendo que efectivamente es una escritura, porque ve sellos de Notario, cuando no lo es.
Esa es la razón por la que los Notarios deben abstenerse de hacer copias certificadas de documentos privados, pues con ello se estaría creando un documento idóneo para engañar a otros, ya que es muy común que cuando alguien observa sellos notariales en un documento, automáticamente piensa que es un documento público, avalado por un Notario y que por lo mismo es un documentos correcto y perfecto.
Nada más lejos de la realidad y nada más peligroso para ser engañado.
Es importante, sin embargo, que toda persona, cuando se le ponga a la vista un documento que tenga sellos notariales, no dé por hecho que se trata de un documento que hace prueba. Para ello es necesario leer el contenido, leer la certificación notarial y con ello podrá claramente notar que, en efecto, NO es un documento válido para acreditar la propiedad de un inmueble ni para poder venderla a un tercero.
De ahí la importancia de saber esta información. El Notario no tiene prohibido cotejar o certificar un documento privado; sin embargo, debe saber el uso que se le pretende dar a ese documento para no estar creando el documento idóneo para engañar a terceras personas, sin que esto quite la responsabilidad a todo aquel que tenga un documento de este tipo, de leerlo en su integridad.
Debido a ello, el que suscribe, siempre intenta evitar la realización de este tipo de cotejos y, cuando ello no es posible, establezco una certificación que aclara que ese documento es privado y por lo que no podrá considerarse público por el sólo hecho de que lo esté certificando. Pero si no leen esta leyenda y sólo ven los sellos Notariales, caerán en la trampa que les están tendiendo quienes mandan elaborar un documento de este tipo.
Pero se nos acabó el espacio, por lo que continuaremos en la próxima semana, llevando la Notaría a sus hogares.
*Titular de la Notaría Pública número 5
diegomonsivaisfranco@gmail.com
...