Las sociedades mercantiles Parte II

La semana pasada veíamos la estructura de las sociedades mercantiles; vimos que son tres los órganos que hacen moverse a estas empresas: La asamblea, que es el órgano supremo; la dirección o administración, que se forma a través de un Administrador Único o Consejo de Administración en las sociedades anónimas; y un Gerente General o Consejo de Gerentes en las sociedades de responsabilidad limitada. Y, por último, un órgano cuya función es vigilar que la sociedad vaya por los mejores rumbos y que la administración o se desvíe del camino correcto.
Este órgano lo forman “los comisarios” en las sociedades anónimas, y “consejo de vigilancia” en las de responsabilidad limitada.
También vimos la prohibición de que los menores de edad sean socios, por las desventajas que esto representa, y la imposibilidad de éstos de intervenir y votar en las asambleas de socios, sin que sea válido que los padres los representen en este tipo de actividades. La desventaja de que los familiares sean comisarios o miembros del consejo de vigilancia, pues un familiar no puede supervisar y revisar las cuentas de un administrador, por considerársele como no imparcial para desarrollar esta tarea. Pero todo esto, además, trae las obligaciones inherentes: La asamblea debe reunirse ordinariamente, una vez al año, para determinar el estado financiero y contable de la sociedad, y determinar si hubo utilidades o no y si éstas se reparten, en caso de que las haya. Esta es una obligación y su omisión puede ser sancionada en una auditoría fiscal. Lamentablemente casi ninguna sociedad cumple con esta obligación, tan sencilla y elemental. 
En efecto, las asambleas ordinarias deben levantarse en un libro que para tal efecto deberá llevar la sociedad. En este libro se escribe lo que aconteció en una asamblea, quién la dirigió -que usualmente es el administrador único o presidente del consejo de administración en las anónimas, y el gerente o presidente del consejo de gerentes en las de responsabilidad limitada-. Una vez escritas, se firman por el presidente y el secretario de la asamblea y se acompaña con su correspondiente lista de asistencia, y listo. Se cumplió la obligación legal y la empresa sabe cuál es su situación financiera y contable, y está lista para su declaración anual de impuestos. Por ello, estas asambleas deben verificarse durante los primeros meses de cada año.
Cuando todos los socios están presentes, no representa mayor problema la celebración de asambleas. No sucede lo mismo cuando no pueden estar todos presentes, pues en ese caso se debe convocar -por el periódico de la localidad- de acuerdo con los estatutos sociales, o a través de la página electrónica que la Secretaría de Economía tiene para este propósito. Cabe señalar que el mejor método es el del periódico, pues es más fácil que todos los socios se enteren de que va a celebrarse la asamblea y se preparen para asistir.
La Ley de Sociedades Mercantiles, sin embargo, a través de una modificación, cambió esa regla existente por toda la vida de la Ley, para establecer que la convocatoria a las asambleas puede hacerse a través de la página electrónica de la Secretaría de Economía, lo que está provocando que los socios no se enteren de ese acontecimiento y sean sorprendidos por los acuerdos que ahí se toman. Ojalá la Corte tome partido por una convocatoria que no se preste a fraudes entre los socios que no consultan esa página, y que por lo mismo ha generado problemas entre los accionistas y socios en general, por no enterarse de esa convocatoria.
Además de las asambleas ordinarias, existen las que la ley llama extraordinarias, que pueden celebrarse en cualquier tiempo, y deben tartar asuntos de mayor importancia, como aumento de capital, modificación de los estatutos sociales, cambio de régimen de administración, etcétera.
Pero se nos acabó el espacio, por lo que continuaremos la próxima semana, llevando como siempre la Notaría a sus hogares.